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Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich zur Pflicht – auch für Franchise-Geber und Franchise-Nehmer. Die gesetzliche Vorgabe umfasst den Empfang und die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen und führt zu weitreichenden technischen sowie organisatorischen Umstellungen. Franchise-Systeme sind besonders betroffen, da sie häufig mit zahlreichen Partnerbetrieben, Lieferanten und Dienstleistern agieren. Standardisierte Prozesse bilden dabei das Fundament ihres Geschäftsmodells.
E-Rechnung im Franchising
Eine elektronische Rechnung ist kein einfaches PDF-Dokument per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen die automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, die bislang zeitaufwendig war und zu Übertragungsfehlern führen konnte.
Franchise-Systeme nutzen diese Strukturierung effektiv: Abrechnungen zwischen Zentrale und Partnern, Lizenzgebühren, zentrale Einkaufsabrechnungen oder Werbekostenzuschüsse lassen sich mit standardisierten E-Rechnungen digital abbilden und automatisieren. Das hybride Format ZUGFeRD kombiniert ein klassisches PDF mit einer XML-Komponente, wodurch die Rechnung sowohl visuell lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
Was müssen Franchise-Geber und Partner beachten?
Seit 2025 müssen alle Franchise-Partner im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Auch wenn die Verpflichtung zur Ausstellung erst später greift, entsteht unmittelbarer Handlungsbedarf. Die Zentrale sollte geeignete technische Lösungen zentral bereitstellen oder empfehlen, um eine einheitliche Umsetzung im gesamten Netzwerk zu ermöglichen.
Schnittstellen zu Lieferanten, Dienstleistern und Behörden müssen überprüft und technisch angepasst werden. Zentrale Beschaffungsplattformen und gemeinsame Buchhaltungsprozesse sind davon unmittelbar betroffen. Ohne diese Maßnahmen drohen Medienbrüche, Buchungsfehler und unnötige Verzögerungen im operativen Ablauf.
Vorteile für Franchise-Systeme nutzen
Standardisierte Prozesse sind ein Kernelement vieler Franchise-Systeme. Hier bietet die E-Rechnung konkrete Vorteile. Wiederkehrende Abrechnungen wie Lizenzgebühren, Marketingumlagen oder zentrale Wareneinkäufe lassen sich digital automatisieren. Die Zentrale behält so jederzeit den Überblick über Fristen und Zahlungsziele und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand.
Auch die Datenqualität steigt. Fehlerhafte oder verspätete Eingaben lassen sich durch einheitliche Formate vermeiden. Gleichzeitig verbessert sich die Transparenz im System. Die Zentrale erkennt offene Posten und Zahlungseingänge standortübergreifend.
Stolpersteine für Franchisenehmer und Zentrale
Für viele Franchise-Nehmer bedeutet die Einführung der E-Rechnung eine Umstellung insbesondere bei bisherigen Arbeitsweisen mit Word-Vorlagen oder einfachen Programmen. Die Einführung geeigneter Software, Schulung der Mitarbeiter und Kompatibilitätsprüfungen sind zentrale Aufgaben.
Auch Franchise-Geber sind gefordert. Sie müssen Vorgaben definieren, unterstützende Schulungen anbieten und sicherstellen, dass alle Systempartner technisch auf demselben Stand arbeiten. Ein dezentral organisiertes Franchise-System wird nur dann reibungslos funktionieren, wenn alle Beteiligten dieselben Standards einhalten.
FAQ zur E-Rechnung im Franchising
Betrifft die Pflicht zur E-Rechnung auch einzelne Franchise-Partner?
Ja, sobald ein Franchise-Nehmer im B2B-Geschäft tätig ist, muss er seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch wenn er nicht zur Ausstellung verpflichtet ist.
Welche Formate sind innerhalb eines Franchise-Systems empfehlenswert?
ZUGFeRD eignet sich besonders gut, da es ein hybrides Format mit menschenlesbarem PDF und maschinenlesbaren XML-Daten ist. Es ist leicht integrierbar und wird von vielen ERP-Systemen unterstützt.
Welche Aufgaben ergeben sich für Franchise-Geber?
Sie sollten zentrale Vorgaben definieren, Schulungen anbieten und sicherstellen, dass Partnerbetriebe geeignete Softwarelösungen nutzen. Eine koordinierte Einführung reduziert Fehler und sorgt für einheitliche Standards.
Welche Rolle spielt die Franchisezentrale in der Umsetzung?
Die Zentrale ist oft das organisatorische Rückgrat des Systems. Sie sollte aktiv die Umstellung begleiten, Support anbieten und für Kompatibilität zwischen den Beteiligten sorgen.
Wie reduzieren Franchise-Partner den Aufwand?
Cloudbasierte Buchhaltungstools mit E-Rechnungsfunktionalität sind einfach zu implementieren und bieten eine kostengünstige Möglichkeit, gesetzeskonform zu arbeiten.