Die Geschäftswelt wird in vielen Branchen immer schnelllebiger. Menschen, die 40 Jahre beim selben Arbeitgeber angestellt sind, gibt es kaum noch. Häufiger Wechsel der Arbeitnehmer, neue Personalanforderungen, sich ändernde Rahmenbedingungen und vieles mehr stürmen auf die Personaler ein. Um hier den Überblick zu bewahren, gibt es passende die Personalmanagement Software, die mit Unternehmen mitwächst und individualisierbar ist. Mit modernen Anwendungen wird rationalisiert, optimiert und schlussendlich für ein besseres Arbeitsklima gesorgt. Das sollte man wissen.
Leistungsstarke Personalmanagement Software für den entscheidenden Unterschied
Es gibt einige Gründe, warum HR, sprich Human Resource, Systeme für moderne Unternehmen besonders wichtig sind. Was immer in allen Branchen fehlt, ist Zeit. Intelligente Anwendungen wie die Software von factorial können Zeit schaffen, Effizienz steigern und die Organisation verbessern. Smarte Verknüpfungen sorgen dafür, dass die Krankschreibung ganz bequem im System per Foto hochgeladen werden kann und daraus resultierende Prozesse eingeleitet werden. Mit der Reduzierung der administrativen Aufgaben wird mehr Zeit für strategische Themen frei.
Aktuelle Systeme vereinen alle Daten des Personals auf einer zentralen Plattform. Das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Programmen und damit verbundene Fehleingaben entfällt. Die Fehlerquote reduziert sich und wieder kommt der Faktor Zeit zum Einsatz. Außerdem lassen sich durch das zentrale System Daten untereinander verknüpfen. Urlaubsdaten, Krankschreibungen oder Ausfälle wegen Workshops und Ähnlichem werden übersichtlich sortiert. Hinzu kommt, dass alle Mitarbeiter der Personalabteilung auf alle Daten zugreifen können, was viele Wege verkürzt.
Die starke Digitalisierung von Personalfragen sorgt nicht nur für effiziente Prozesse, sondern reduziert auch die Kosten von Papier und Drucker. Das wirkt sich positiv auf die Umwelt und auf das Budget des Unternehmens aus.
Viele moderne HR-Systeme nutzen bestimmte Self-Service-Funktionen. Das heißt, nicht alles muss durch die Hand eines Mitarbeiters der Personalabteilung gehen. Einige Informationen lassen sich leicht per Foto ins System laden. Das gilt für Zertifikate, Qualifizierungen, Gehaltsangaben oder andere berufliche oder persönliche Informationen. Mit entsprechenden Zugriffsrechten wird der Zugang freigegeben. Die Fachabteilung und Personaler haben alle Daten gesammelt zur Hand, können Workshops und Beförderungen empfehlen.
Passende Software für individuelle Anforderungen
Es gibt verschiedene HR-Software auf dem Markt. Für die Entscheidung, welche die richtige für das Unternehmen ist, sollten einige Aspekte untersucht werden. Die Programme lassen sich auf viele Branchen anwenden. So sind generelle geschäftliche Anforderungen und die Projektion in die Zukunft wichtige Punkte. Hierunter fallen Kennzahlen wie die Größe des Unternehmens, die Wachstumsprognosen in den kommenden Jahren und die geografische Verteilung.
Die Programme unterscheiden sich auch bei den Funktionen. Hier sollte vorher genau geschaut werden, ob die gewünschten Module wie Zeiterfassung, Weiterbildung, Talentmanagement und andere verfügbar sind. Eine einfache Benutzeroberfläche erklärt sich von selbst, denn dann lernt die Personalabteilung schnell mit der neuen Software umzugehen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn häufig Personalwechsel vorgenommen werden.
Die Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Landes müssen ebenfalls erfüllt werden. Gerade in Europa sind die Datenschutzrichtlinien recht streng. Das sollte man beachten, wenn von Anbietern aus anderen Ländern das Personalmanagement Software bezogen wird. Ein seriöses Softwareunternehmen zeichnet sich durch einen exzellenten Ruf aus und bietet außerdem einen schnellen und kompetenten Kundenservice an, der bei technischen Problemen Abhilfe schafft.
Unbestrittene Vorteile einer Personalmanagement Software
Kurz zusammengefasst ergeben sich einige sehr lukrative Vorteile für die Unternehmen mit moderner HR-Software:
- Mitarbeiterdaten werden besser verwaltet, was vor allem auf dem zentralen System beruht, dass alle Daten zu den Mitarbeitern gesammelt führt. Persönliche Daten und Informationen zu Leistungen, Laufbahn und anderen Daten sind schnell und umfassend für alle zugänglich, die über die entsprechende Zugangserlaubnis verfügen.
- Personalmanagement-Prozesse werden effizienter. Der lästige manuelle Papierkram entfällt in vielen Fällen. Sich wiederholende Aufgaben werden automatisiert und sorgen beim HR-Team für mehr Freiraum für konzeptionelle und strategische Themen.
- Leistungsmanagement der Belegschaft ist effektiver. Mit modernen HR-Programmen lässt sich viel einfacher der Werdegang der Mitarbeiter verfolgen. Intelligente Systeme schlagen eigenständig Fortbildungen oder Workshops vor, um qualifizierte Mitarbeiter zu fördern. Individuelle Entwicklungsprogramme können entwickelt werden, deren Erfolg einfach nachvollziehbar ist.
- Arbeitsgesetze und andere Vorschriften übersichtlich. Arbeitsgesetze ändern sich von Zeit zu Zeit. Einige Branchen arbeiten mit komplexeren Richtlinien und Gesetzen. In diesem Fall kann auch die Personalmanagement-Software Unterstützung bieten. Compliance Prozesse werden ganz oder teilweise automatisiert. Urlaubsrichtlinien oder das Erstellen von Reisekosten und Ähnliches wird vom System auf Basis der aktuellen Gesetze ausgeführt.
- Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Moderne HR-Systeme bieten oft gewisse Funktionen an, die von den Mitarbeitern selbst ausgeführt werden können. Besondere Leistungen können vermerkt und vom Mitarbeiter leicht abgelesen werden. Das sorgt für eine höhere Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit. Hinzu kommt, dass viele Prozesse beschleunigt und automatisiert werden. Hierunter fallen beispielsweise Bestätigung von Urlaubstagen.
Fazit: Personalmanagement-Software
Moderne Personalmanagement-Software ist in verschiedenen Varianten verfügbar. Bei der Wahl des Software sollten Firmengröße, Expansionskonzepte und geografische Aspekte berücksichtigt werden, um wirklich von allen angebotenen Funktionen profitieren zu können. Generell bringen die modernen digitalen Anwendungen viele Vorteile in der Personalabteilung. Sich wiederholende Prozesse werden automatisiert, es gibt weniger Papierkram und alles ist zentral auf einem Programm zu finden. Das sorgt für mehr freie Zeit bei den HR-Mitarbeitern, die sie in die Ausarbeitung von Fortbildungsprogrammen, Prämiensystemen oder anderen Ideen einsetzen können.